第一步：12個月前
1、從展覽的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃;
2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯(lián)系取得初步資料;
3、選定場地;
4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃;
第二步：9個月前
1、設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)——會展策劃
2、取得展覽管理公司的設(shè)計批準
3、選擇交準備參展產(chǎn)品;
4、與國外潛在客戶及目標顧客聯(lián)絡;
5，制作展覽宣傳冊
第三步：6個前
1、以廣告或郵件等進行推廣活動;
2、確定旅行計劃
3、支付展場及其他所需服務的預行付款;
4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準備必要的翻譯;
5、安排展覽期間翻譯員;
6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷
第四步：3個月前
1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動;
2、最后確實參展樣品，并準備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標簽，贈送索取樣品的客商;
3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計做最后的決定;
4、計劃訪客回應處理程序;
5、訓練參展員工;
6、排定展覽期間的約談
7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會
8、購買外匯
第五步：四天前
1、將運貨文件、展覽說明書等額外影印本放人公事包
2、搭乘飛機至目的地
第六步：三天前
1、抵達，飯店登記
2、視察展覽廳及場地;
3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達;
4、指示運輸承包商將物品運送至會場;
5、連絡所有現(xiàn)場服務承包商，確定一般準備就緒;
6、與展覽組織代表連絡，告知通訊方法;
7、訪問當?shù)仡櫩?
第七步：兩天前
1、確定所有物品運送完成;
2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能;
3、布置展位;
4、將所有活動節(jié)目做最后的決定
第八步：一天前
1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查;
2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心;
3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報;
第九步：展覽期間
1、盡早到會場;
2、于展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳;
3、實地觀察后盡早預約明年場地;
4、詳細記錄每個到訪客戶的情況及要球，勿憑事后記憶;
5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心;
6、每日與員工進行簡報;
7、每天將潛在商機及顧客資料送加公司，即時處理及回應;
第十步：展覽結(jié)束
1、監(jiān)督攤位拆除;
2、處理商機;
3、寄出謝卡。
